3. AUFGABEN UND THEMEN

3.4. GRUNDLEGENDE AUFGABEN

ALLTAGSAUFGABEN EINES BEIRATS

Auch wenn jeder Beirat eigenständig arbeitet und eigene Schwerpunkte legt, gibt es Aufgaben und Bereiche, die alle Beiräte betreffen. Diese zu kennen und Anregungen zu bekommen, wie sie gut erledigt werden können, hilft, eine gute Arbeitsroutine herzu-
stellen. Routineaufgaben jedes Beirats sind:

  • Beiratssitzungen durchführen
  • an kommunalen Gremien teilnehmen
  • Anträge stellen
  • Einzelfallberatung durchführen
  • Sprechstunden anbieten
  • Bei Mitgliedschaft in der AGABY: an Veranstaltungen der AGABY teilnehmen (zum Beispiel Mitgliederversammlung) (Kapitel 6: AGABY).

Jeder Beirat regelt individuell, wie oft die Sitzungen stattfinden und wer bei welchen Gremien und Veranstaltungen teilnimmt.

ARBEITSTEILUNG UNTER BEIRATSMITGLIEDERN

Damit in einem (neuen) Team die Aufgaben möglichst gut bewältigt werden können und nicht die ganze Arbeit auf wenigen Personen lastet, sollten sich die Beiratsmitglieder zu Beginn der Amtszeit über eine Arbeitsteilung verständigen. Der Beirat braucht einen Überblick darüber, wie viel Zeit und Engagement die Mitglieder – über die Teilnahme an den Sitzungen hinaus – für die Beiratsarbeit einbringen können.
Beiratsmitglieder haben, wie alle Menschen, unterschiedliche Stärken und Schwächen. Hier ist wichtig herauszufinden, welche Fähigkeiten und eventuell noch ungenutzten Potenziale – bezogen auf die Aufgaben des Beirats – die einzelnen Mitglieder haben (Kapitel 2.8.: Kandidatur, Abschnitt: Welche Eigenschaften sollte ich als Kandidat_in haben?). Im Beirat sollten die Aufgaben so auf die Mitglieder verteilt werden, dass sie den Kompetenzen und Interessen der Einzelnen so weit als möglich entsprechen und gleichzeitig die Arbeit voranbringen.

Bei der Verteilung der Aufgaben können folgende Fragen hilfreich sein:

  • Welche Themenschwerpunkte gibt es?
  • Wer ist Ansprecherpartner_in für ein spezielles Thema?
  • Wer vertritt den Beirat in den verschiedenen Gremien, Ausschüssen und Arbeitsgruppen?
  • Wer übernimmt die Einzelfallberatung und die Kontakte mit der Ausländerbehörde?
  • Wer übernimmt Organisationsaufgaben für Veranstaltungen?
  • Wer kümmert sich um die Öffentlichkeitsarbeit?

Zuständigkeiten können natürlich im Laufe der Zeit auch wechseln. Wichtig ist, dass jedes Beiratsmitglied die Aufgaben der anderen kennt und alle sich aufeinander verlassen können.

Material: Kontaktdaten und Aufgabenverteilung der Beiratsmitglieder (doc, 37 KB)

SPRECHSTUNDEN

Eine der Aufgaben der Beiräte ist es, die Interessen der Menschen mit Migrations-
geschichte zu vertreten und ihnen eine Lobby zu bieten. Einige Beiräte bieten Beratung an und unterstützen bei Behördengängen. Dabei geht es häufig um das Aufenthalts-
recht, Sprachkurse, finanzielle Probleme oder die spezielle Situation von Flüchtlingen.

Um diese Aufgaben wahrnehmen zu können, sollte ein Beirat regelmäßig Sprech-
stunden an einem festen Ort anbieten. Die Sprechstunde kann über das Beratungs-
angebot hinaus eine Anlaufstelle für Interessierte sein. Dazu benötigt der Beirat ent-
sprechende Räume (Kapitel 4.2.: Ausstattung).
Wichtig ist dabei, dass Sprechstunden an einem gut erreichbaren Ort abgehalten werden. Wenn der Beirat nicht über einen eigenen Raum verfügt, sind öffentliche Räume eine gute Alternative, wie zum Beispiel: Bürgerzentren, Mehrgenerationen-
häuser, Familienzentren oder Gemeindezentren.

Der Beirat sollte seine Sprechstunden in der Öffentlichkeit bekannt machen. Es ist sinnvoll, Informationen durch Faltblätter, im Internet oder durch Weitergabe an andere Institutionen und Migrantenorganisationen zu verbreiten (Kapitel 5: Netzwerk- und Öffentlichkeitsarbeit).

TEILNAHME AN GREMIEN, AUSSCHÜSSEN UND ARBEITSGRUPPEN

Der Beirat sollte in verschiedenen Strukturen vertreten sein, um seinen Anliegen Nachdruck zu verleihen und zu kommunalpolitischen Themen Stellung nehmen zu können. Soweit es möglich ist, sollte jeder Beirat an den wichtigen Ausschüssen des Stadtrats/ Kreistags präsent sein. Auch wenn der Beirat kein Stimmrecht in dem Gremium hat, bringt die Teilnahme Vorteile: Der Beirat macht sich bekannt, kann die politischen Diskussionen verfolgen und knüpft Kontakte.

Je nach Interesse sollte die Gremienvertretung auf mehrere Mitglieder verteilt werden. Es empfiehlt sich, zu Beginn der Legislaturperiode eine Liste der wichtigen Gremien zu erstellen und die Teilnahme auf mehrere Beiratsmitglieder aufzuteilen. Von allen Gremiensitzungen sollte ein kurzes Protokoll erstellt werden. So wird Transparenz hergestellt und die anderen Beiratsmitglieder können sich über wichtige Aspekte informieren.

Material: Kontaktdaten Verwaltung, Ratsmitglieder und kommunale Ausschüsse (doc, 58 KB)

SITZUNG ALS HAUPTINSTRUMENT DER BEIRATSARBEIT

Die regelmäßigen Sitzungen sind ein zentrales Instrument der Beiratsarbeit, da hier alle Mitglieder zusammenkommen und wichtige Absprachen und Entscheidungen treffen. Damit Beiratssitzungen erfolgreich verlaufen, müssen diese gut organisiert sein. Es ist sinnvoll, die Termine der Sitzungen frühzeitig, am besten zu Jahresbeginn, festzulegen und den Mitgliedern mitzuteilen. Es gibt ganz unterschiedliche Modelle, wie häufig sich Beiräte zu Sitzungen treffen: einmal im Monat, einmal im Vierteljahr oder auch nur einmal im Halbjahr. Zusätzlich zu den regulären Sitzungen führen fast alle Beiräte auch Arbeitsgruppen und informelle Treffen durch. Außerdem ist es wichtig, dass auch zwischen den Sitzungen kommuniziert wird (per Telefon oder E-Mail).

WAS IST IM VORFELD EINER BEIRATSSITZUNG ZU TUN?

Die/ der Vorsitzende lädt zu den Sitzungen ein und legt die Tagesordnung der Sitzung fest. Die Einladung mit der Tagesordnung und dem Protokoll der letzten Sitzung muss fristgerecht an die Mitglieder verschickt werden. Zu bestimmten Themen können externe Gäste eingeladen werden, damit sie ihr spezifisches Wissen an den Beirat weiter geben. Die/ der Vorsitzende wird bei der Vorbereitung von der Geschäftsstelle unterstützt. Um die/ den Vorsitzenden zu entlasten, kann die Vorbereitung von Themen für die Beirats-
sitzung (zum Beispiel das Einholen von Informationen) an mehrere Mitglieder delegiert werden.

Wie sieht eine gute Tagesordnung aus?

Eine gute Tagesordnung erleichtert die Durchführung der Sitzung. Die Tages-
ordnung umfasst normalerweise offene Fragen und Themen der letzten Sitzung sowie aktuelle Ereignisse und Entwicklungen. Folgende Fragen sind für die Planung der Tagesordnung hilfreich:
• Wozu (mit welchem Ziel) befindet sich der Punkt auf der Tagesordnung?
• Welche Entscheidungen müssen getroffen werden?
• Was ist die Aufgabe der Beiratsmitglieder (zum Beispiel nur informiert sein, 
   entscheiden, beschließen, vertagen, einen Antrag stellen usw.)?
                                                                                                                  
Einzelne Beiratsmitglieder kommen manchmal etwas später zur Beiratssitzung, andere müssen früher gehen. Daher empfiehlt es sich, die wichtigsten Tages-
ordnungspunkte, die mit möglich vielen Beiratsmitgliedern besprochen werden sollten, an die zweite oder dritte Stelle der Tagesordnung zu setzen. Es bietet sich an, den Beitrag der Gäste kurz vor eine geplante Sitzungspause oder an den Schluss der Tagesordnung zu setzen. Dadurch müssen Gäste nicht an der ganzen Beiratssitzung teilnehmen. Manche im Beirat diskutieren Inhalte sind zudem nicht für die Ohren von Außenstehenden bestimmt.

WAS IST BEIM ABLAUF EINER BEIRATSSITZUNG ZU BEACHTEN?

Wichtig ist, dass Beginn und Ende der Sitzung vorher feststehen und für die einzelnen Tagesordnungspunkte realistische Zeitrahmen festgelegt werden. Die Sitzungen sollten pünktlich beginnen. Die Sitzungen folgen in der Regel einem festen Ablauf:

  • Begrüßung der Anwesenden (Beiratsmitglieder und eventuell Gäste und Presse)
  • Feststellen der Beschlussfähigkeit (dies ist in der Satzung/ Geschäftsordnung geregelt)
  • Vorstellung der Tagesordnung (Nachfrage, ob etwas geändert oder ergänzt werden soll)
  • Genehmigung des Protokolls der letzten Sitzung
  • Vorstellung der Tagesordnungspunkte
  • Eröffnung der Diskussion
  • Entscheiden/ Abstimmen
  • Protokollieren (und lautes Wiederholen) der Entscheidung

WER LEITET DIE BEIRATSSITZUNG?

Die/ der Vorsitzende leitet normalerweise die Beiratssitzungen. Eine andere Möglichkeit ist es, dass die Leitung der Beiratssitzung rotierend von unterschiedlichen Beirats-
mitgliedern übernommen wird. Beiratsmitglieder erfahren so Wertschätzung und erweitern ihre Kompetenzen. Dies kann sich positiv auf die Motivation und Bindung der Person an den Beirat auswirken. Wichtig: Das Beiratsmitglied, das diese Aufgabe übernimmt, soll im Vorfeld gute Vorbereitung und Unterstützung erfahren und danach eine Rückmeldung erhalten.
Um die eigenen Moderations- und Leitungskompetenzen zu verbessern ist es empfehlenswert, eine entsprechende Fortbildung zu besuchen (Kapitel 6.3.: Fortbildungsangebot).

WIE SIEHT EINE ERGEBNISORIENTIERTE SITZUNG AUS?

Die Tagesordnungspunkte – TOPs genannt – sollten ergebnisorientiert moderiert und diskutiert werden, so dass Absprachen oder Entscheidungen getroffen werden können. Die/ der Sitzungsleiter_in achtet auf die Einhaltung der Zeitvorgaben. Hilfreich kann es sein, wenn der Beirat sich Regeln für die Kommunikation gibt, zum Beispiel: Ausreden lassen und Redebeiträge kurz halten. Um sicherzustellen, dass die Redebeiträge von allen richtig verstanden werden, kann das Instrument der gezielten Rückfrage helfen. Es funktioniert nach folgendem Muster: „Wenn ich Dich richtig verstanden habe, meinst Du dieses und jedes, oder?“.
Die getroffenen Absprache und Entscheidungen sollten in Protokollen festgehalten werden. Im Protokoll sollte auch nachzulesen sein, wer für welche Aufgabe zuständig ist. Alle Beiratsmitglieder müssen Zugriff auf die Protokolle haben.

Wann sind nichtöffentliche Beiratssitzungen sinnvoll?

Der Beirat hat Interesse daran, die Öffentlichkeit über die eigene Arbeit zu informieren. Deshalb sind die Sitzungen des Beirats in der Regel öffentlich. Der Beirat will jedoch nicht alles in der Zeitung lesen, was seine Mitglieder taktisch oder strategisch besprechen. Manche Beiräte vereinbaren zwischen zwei öffentlichen Sitzungen eine nichtöffentliche. Andere teilen die Sitzung in einen öffentlichen und einen nichtöffentlichen Teil. Für einen Beirat empfiehlt es sich, die Amtsperiode mit einer nichtöffentlichen Sitzung zu starten. Dies schafft Raum für inhaltliche und methodische Absprachen und den gemeinsamen Vertrauensaufbau.