EHRENAMT BRAUCHT HAUPTAMT

Ähnlich wie Stadträte brauchen auch die ehrenamtlich tätigen Mitglieder der Beiräte professionelle Unterstützung durch die Verwaltung. Im Idealfall unterstützt die Kommune bzw. der Landkreis den Beirat durch eine personell angemessen ausgestattete Geschäftsstelle. Deren Mitarbeiter_innen sollten mit einem bestimmten Stellenanteil oder Vollzeit für den Beirat arbeiten. Das bietet den Vorteil, dass die Beiratsmitglieder feste_n Ansprechpartner_innen haben, an die sie sich immer wenden können. Die konkrete Ausgestaltung dieser Unterstützung ist allerdings den einzelnen Kommunen/ Landkreisen überlassen und muss im Einzelfall ausgehandelt werden.

WIE SOLL DIE GESCHÄFTSSTELLE DEN BEIRAT UNTERSTÜTZEN?

Die Mitarbeiter_innen der Geschäftsstelle können die Arbeit der Beiräte auf verschie- dene Weise unterstützen. Insbesondere bei den formalen Aufgaben haben sie Wissen und Arbeitsroutine, die die Beiratsarbeit erleichtert. Dazu gehört beispielsweise das Versenden von Einladungen (zum Beispiel zu den Beiratssitzungen oder zu Veranstal- tungen etc.). Neben der Arbeitsentlastung für die ehrenamtlichen Beiräte bewirkt eine Einladung, die von einer städtischen Einrichtung abgeschickt wird, oft mehr Aufmerk- samkeit. Außerdem haben die Mitarbeiter_innen häufig auch Datenbanken mit rele- vanten Adressen, die sie für den Versand nutzen können. Eine weitere Unterstützung besteht darin, dass Mitarbeiter_innen die Zuständigkeit für das Protokoll der Sitzungen über-
nehmen. Beiratssitzungen müssen immer protokolliert werden. Häufig haben Verwal-
tungsmitarbeiter_innen viel Erfahrung mit dem Erstellen von Protokollen.

Die Geschäftsstelle ist unter anderem zuständig für:

• die Organisation und Protokollierung der Sitzungen
• die Weitergabe von Beschlüssen an den Stadtrat bzw. Kreistag und die Verwaltung
• die Recherche und Weiterleitung notwendiger Informationen sowie relevanter Unterlagen aus dem Stadtrat an die Beiratsmitglieder (idealerweise geschieht dies vor der Beschlussfassung durch den Stadtrat)
• die Beratung und Unterstützung des Beirats bei seiner Arbeit

WIE SIEHT EINE GUTE ZUSAMMENARBEIT ZWISCHEN BEIRAT UND GESCHÄFTSSTELLE AUS?

Eine gute und vertrauensvolle Zusammenarbeit zwischen Beirat und zuständiger Geschäftsstelle ist von großer Bedeutung. Gleich zu Beginn der Amtsperiode sollte in einem Gespräch geklärt werden:

• welche Erwartungen Sie voneinander haben
• welche Unterstützung der Beirat von der Geschäftsstelle erwarten dürfen
• welche Verfahrensregeln einzuhalten sind (zum Beispiel bei der Beantragung von finanziellen Mitteln und der Abrechnung von Kosten)

Falls es bereits in dieser Phase schwierig sein sollte, sich zu einigen und sich Konflikt-
potenziale zeigen, ist die Einschaltung eines Vermittlers oder einer Vermittlerin sinnvoll. Die Ansprechperson hierfür wäre auf der nächsthöheren Leitungsebene zu suchen.

In der Regel ist die Geschäftsstelle für den Beirat die wichtigste Brücke zu anderen Stellen in der Verwaltung sowie in den Stadtrat bzw. Kreistag. Doch nicht jeder Kontakt mit anderen Verwaltungseinheiten und Politiker_innen muss unbedingt über die Ge- schäftsstelle laufen. Wenn es um inhaltliche Fragen geht, ist der direkte Kontakt meist sinnvoller. Wichtig ist allerdings Transparenz und Offenheit im Umgang miteinander. Wenn die Geschäftsstelle bestimmte Aufgaben übernehmen soll (wie zum Beispiel Einladungen verschicken), sollte sie möglichst frühzeitig informiert werden und die erforderlichen Unterlagen erhalten, damit kein unnötiger Zeitdruck entsteht.