4. RAHMENBEDINGUNGEN FÜR DIE BEIRATSARBEIT

4.2. AUSSTATTUNG

WELCHE RÄUMLICHKEITEN BENÖTIGT DER BEIRAT?

Um seine Aufgaben effektiv erfüllen zu können, benötigt ein Beirat neben der haupt-
amtlichen Unterstützung durch Verwaltungsmitarbeiter_innen auch geeignete Räum-
lichkeiten, eine technische Grundausstattung sowie finanzielle Mittel, auf die er zurück- greifen kann.
Wichtig ist, dass die Räume des Beirats abgesperrt werden können. Schließlich verfügt ein Beirat auch über sensible Daten und Informationen, die der Verschwiegenheitspflicht und dem Datenschutz unterliegen und deshalb nicht für die Öffentlichkeit zugänglich sein dürfen.

Der Beirat sollte über eigene Räumlichkeiten für die Geschäftsstelle, regelmäßige Sitzungen und Besprechungen sowie Sprechstunden verfügen. Je nach räumlichen Kapazitäten sollte die Geschäftsstelle des Beirats möglichst direkt im Rathaus ange- siedelt sein. Die Präsenz im Rathaus bzw. in städtischen Räumen sorgt nicht nur für kurze Kommunikationswege und eine bessere Vernetzung mit der Verwaltung, sondern wird von der migrantischen Bevölkerung auch als symbolisch bedeutend wahrgenom- men. Zudem erleichtert die zentrale Lage die Erreichbarkeit des Beirats nicht nur für seine Mitglieder, sondern auch für die Bevölkerung und Kooperationspartner des Beirats. Sitzungen und Besprechungen können in der Geschäftsstelle stattfinden. Plenarsitzungen des Beirats mit vielen Teilnehmer_innen können auch im Sitzungssaal des Stadtrats bzw. Kreistags durchgeführt werden. Für Sprechstunden, in denen zum Teil auch persönliche Angelegenheiten besprochen werden, bedarf es eines geschützen Raums.

Tipps für Beiräte ohne eigene Räumlichkeiten

Wenn die Räumlichkeiten mit anderen Nutzer_innen geteilt werden müssen (zum Beispiel der Plenarsaal für Sitzungen), empfiehlt sich eine frühzeitige Reservierung bei der zuständigen Stelle in der Verwaltung. Günstig ist es, wenn Sie zu Beginn des Jahres schon alle Sitzungstermine festlegen können. So haben zum einen die Beiratsmitglieder ausreichend Zeit, um diese zu planen. Zum anderen steigern dadurch Ihre Chancen, dass die Räume zu den gewünschten Tagen noch frei sind. Wenn der Beirat beabsichtigt, Sprechstunden anzubieten, ist auch hierfür ein Raum erforderlich. Wenn der Beirat nicht über gut erreichbare eigene Räume verfügt, eignen sich insbesondere öffentliche Orte wie Bürgerzentren, Häuser der Familie oder Gemeindezentren, weil sich dort viele Menschen aufhalten und Sie so eine große Zielgruppe erreichen können. Damit die Menschen wissen, wo und wann Sie zu erreichen sind, ist ein Raum, den Sie immer nutzen können und der leicht zugänglich ist, von Vorteil. Auch hier gilt: sensible Daten und Informationen müssen weggesperrt und sicher aufbewahrt werden können.

WELCHE SONSTIGE AUSSTATTUNG IST WICHTIG?

Die Mitarbeiter_innen der Geschäftsstelle und die Beiräte benötigen für ihre Arbeit Sachmittel sowie eine technische Grundausstattung:

  • Arbeitsplatz mit Laptop/ PC
    Ein Arbeitsplatz mit einem Computer (gegebenenfalls einem Laptop) und Internet-
    anschluss in der Geschäftsstelle oder in den für Sprechstunden genutzten Räum-
    lichkeiten ist für eine effektive Arbeit des Beirats notwendig.
  • Arbeitsmaterialien
    Um bei Beiratssitzungen wichtige Entscheidungen sichtbar zu machen, um bei Dis- kussionen die einzelnen Punkte zu notieren oder um bei Workshops die Arbeits- ergebnisse aufzuschreiben, kann es hilfreich sein, Zugang zu Arbeitsmaterial wie Flipchart-Papier und Filzschreiber zu haben. Oft ist dies in der Verwaltung auch vorhanden.
  • Möbel
    Der Beirat sollte wichtige Unterlagen – am besten in einem abschließbaren Schrank in der Geschäftsstelle oder in der Verwaltung – an einem für alle zugänglichen Ort aufbewahren.
  • Telefon/ Handy
    Der Beirat muss auch für die Öffentlichkeit erreichbar sein. Da die Beiräte ehren-
    amtlich arbeiten und nur sehr eingeschränkt feste Büro- oder Sprechzeiten haben, veröffentlichen einige Beiräte die Handynummern ihrer Mitglieder bzw. ihrer Vorsitzenden. Um nicht private Telefonnummern in der Öffentlichkeit bekannt zu machen, wäre es hilfreich, ein offizielles Handy zu haben, das für die Beiratsarbeit genutzt werden kann.