4. RAHMENBEDINGUNGEN FÜR DIE BEIRATSARBEIT

4.3. HAUSHALTSMITTEL UND FINANZEN

WOFÜR BRAUCHT DER BEIRAT FINANZIELLE MITTEL UND IN WELCHER HÖHE?

Für die Durchführung der Beiratsarbeit sollten aus dem kommunalen Haushalt finan- zielle Mittel in angemessener Höhe zur Verfügung gestellt werden. Was das konkret heißt, unterscheidet sich von Kommune zu Kommune und muss gegebenenfalls mit der Verwaltung und/ oder dem Stadtrat bzw. Kreistag ausgehandelt werden. In der Regel werden Mittel bereitgestellt für:

  • Sitzungsgelder: die Mitglieder des Beirats erhalten für jede Beiratssitzung, an der sie teilnehmen, eine kleine finanzielle Aufwandsentschädigung
  • Reisekosten: für die Abrechnung von Reisekosten müssen Anträge im Vorfeld ausge-
    füllt werden, dazu sollten Sie sich vorab über die geltenden Regelungen informieren
  • Kosten für Fortbildungen
  • Sachkosten (zum Beispiel für Kopien)
  • Budget für Veranstaltungen
  • Budget für die Durchführung von Projekten

Bitten Sie zum Beispiel die Geschäftsstelle des Beirats, Ihnen Einblick in die Budget-
posten zu geben, die für die Beiratsarbeit zur Verfügung stehen. Klären Sie mit Ihrer Geschäftsstelle, nach welchen Vorschriften Sie Ausgaben tätigen können und was Sie dabei beachten müssen. Generell ist es wichtig, dass Sie sich vor der Verwendung öffentlicher Mittel erkundigen:

  • Sind die geplanten Ausgaben tatsächlich abrechnungsfähig?
  • Wie müssen Ausgaben abgerechnet und die Verwendung der Mittel dokumentiert werden?

In den meisten Kommunen gibt es beispielsweise spezifische Formulare (zum Beispiel für Honorarzahlungen oder Reisekostenabrechnungen), die Sie nutzen müssen. 

WO KÖNNEN ZUSÄTZLICHE FINANZIELLE MITTEL BEANTRAGT WERDEN?

Für bestimmte einmalige Maßnahmen – wie zum Beispiel Projekte oder Veranstaltungen – reichen die Mittel aus dem Haushalt der Kommune oft nicht aus. In diesem Fall hat der Beirat die Möglichkeit, Mittel bei Stiftungen oder anderen öffentlichen Stellen zu bean-
tragen. Da öffentliche Mittel nur von „juristischen Rechtspersonen“ (zum Beispiel Verei- nen) beantragt werden können, muss in der Regel die Kommune als Antragstellerin auftreten. Die Verwendung der Mittel müssen dann gemeinsam ausgehandelt werden.

Eine andere Möglichkeit wäre, einen Förderverein für den Beirat zu gründen. Dies muss natürlich im Vorfeld mit der Kommune abgestimmt werden, damit keine Konflikte entste- hen. Bei bestimmten Aktivitäten – wie beispielsweise Festen oder sozialen Maßnahmen – lohnt es sich, den Geschäftsführer oder die Geschäftsführerin einer örtlichen Firma oder Institution (zum Beispiel Sparkasse) oder eines Service Clubs (wie zum Beispiel dem Lions Club oder dem Rotary Club) um einen Zuschuss anzufragen. Auch in diesem Fall ist es wichtig, die genauen Abrechnungsmodalitäten im Vorfeld zu klären.