5. NETZWERK- UND ÖFFENTLICHKEITSARBEIT

5.5. Pressearbeit

PLANUNG DER EIGENEN PRESSEARBEIT

Ein wichtiger Teil der Öffentlichkeitsarbeit ist die Pressearbeit. Um eine regelmäßige Berichterstattung in den Medien zu erreichen, sollte sich ein Beirat dafür rechtzeitig Themen überlegen. Dabei kann ein Medienplan hilfreich sein. Es empfiehlt sich, für ein Jahr im Voraus zu planen, um den richtigen Zeitpunkt nicht zu verpassen.

Material: Beispiel für einen Medienplan (xls, 8 KB) 

THEMEN FÜR EINE NACHRICHT

Wichtig bei der Pressearbeit ist das Thema der Nachricht. Die Nachricht sollte für die Öffentlichkeit und nicht nur für die Beiratsmitglieder interessant sein.
Denn Journalist_innen schreiben/ senden für ihre Leser_innen/ Hörer_innen und Zuschauer_innen und nicht, um dem Beirat einen Gefallen zu tun.
Doch was lesen/ sehen/ hören Menschen gerne? Das hängt von vielen Faktoren ab.
Um das Interesse der Journalist_innen zu wecken, muss sich die Nachricht deshalb vom Gewöhnlichen unterscheiden, etwas Neues oder sogar Spektakuläres mitteilen. Jede Meldung, die Beachtung finden soll, muss eines der folgenden Merkmale „bieten”:

  • Aktualität
  • Nähe (geografisch, emotional, zeitlich)
  • Folgenschwere, Wichtigkeit
  • Öffentliche Bedeutung
  • Unerwartete Wendung
  • Gefühl
  • Dramatik
  • Konflikt, Kampf
  • Liebe

Eine gute Chance, in die Zeitung, ins Radio oder Fernsehen zu kommen, gibt es vor allem im Sommer zur Schulferienzeit oder im Winter zwischen den Feiertagen. Journalist_innen nennen sie „Saure-Gurken-Zeit“. In dieser Zeit suchen Journalist_innen verstärkt nach Themen. Zu dieser Zeit kann der Beirat also „zeitlose“ Themen anbieten. Es ist zudem wichtig, die Berichterstattung der lokalen und überregionalen Medien zu verfolgen. Der Beirat kann dann an ein aktuelles Thema anknüpfen.
Darüber hinaus bieten eigene Aktivitäten des Beirats Anlass für eine Nachricht:

  • Öffentliche Sitzungen, Beschlüsse, Anträge an die Verwaltung bzw. Reaktionen der Verwaltung auf die Anträge des Beirats
  • Veranstaltungen des Beirats: Ausstellungen, Vorträge und sonstige Aktionen
  • Jahrestage und Feiertage, die Bezug zur Tätigkeit des Beirats haben
  • Vorstellung eines Beiratsmitglieds mit einem besonderen Anliegen
  • Themen, die andere beschäftigen: zum Beispiel Ärger mit Behörden, Gesetzeslücken

Ein Beirat sollte sich nicht entmutigen lassen, wenn die Pressearbeit nicht immer erfolgreich ist. Denn ob es eine Berichterstattung in den Medien gibt, hängt nicht nur von einer guten Pressearbeit, sondern auch von Glück und Zufall ab.

DIE WEGE DER PRESSEARBEIT

Ein Beirat hat verschiedene Möglichkeiten, die Medien zu informieren.
Die meistgenutzten Wege, um Informationen an die Medien zu bringen, sind die Pressemitteilung und die Pressekonferenz.

Pressemitteilung
Die Mitteilung ist ein Vorschlag an die Journalist_innen. Sie sollte so geschrieben sein, dass der Text in dieser Form veröffentlicht werden könnte. In den allermeisten Fällen bearbeiten Journalist_innen die Meldungen: Sie schreiben sie für die Veröffentlichung um, verfassen neue Überschriften, holen Hintergrundinformationen ein. Eine Presse-
mitteilung sollte an möglichst viele Medien verschickt werden.  Damit sie von den Medien beachtet wird, sollte der Beirat mit den Journalist_innen kommunizieren (Kapitel 5.6.: Kommunikation mit Medien, Abschnitt: Kommunikation mit Journalist_innen).
Merkmale einer guten Pressemitteilung sind:

  • Sie ist objektiv und ehrlich (und kein Werbeblatt).
  • Sie hat einen interessanten Inhalt, Anlass der Mitteilung ist also ein wichtiges Ereignis/ Thema oder eine aktuelle Entwicklung.
  • Sie hat einen übersichtlichen Aufbau und eine klare Sprache.
Welche Formalien müssen bei einer Pressemitteilung beachtet werden?

• Eine Pressemitteilung ist oft mit „Pressemitteilung“ gekennzeichnet.
• Die Mitteilung sollte nicht länger als eine Seite sein.
• Im Kopf der Pressemitteilung sollten immer das Logo des Beirats, die Ansprech-
person mit Kontaktdaten (Telefonnummer/ E-Mail) angegeben sein.
• Sprecher_innen des Beirats, die im Text zitiert werden, sollten mit ganzem Namen und ihrer Funktion genannt werden.
• Eine kurze Information über den Beirat mit Hinweis auf die Internetseite am Schluss des Textes ist hilfreich.
• Die Pressemitteilung sollte per E-Mail und per Fax verschickt werden.

Wie sollte eine Pressemitteilung geschrieben sein?

• Das Wichtigste steht immer am Anfang. Das gilt auch, wenn die chronologische Folge anders ist. Je unwichtiger eine Information, desto später kommt sie im Text vor.
• Der Text einer Pressemitteilung wird mit einer Überschrift versehen, die bereits die wichtigste Information liefert und Aufmerksamkeit erzeugt.
• Im Text sollten die so genannten W-Fragen geklärt werden:
Wer hat was getan? Wann? Wo? Warum?
• Hat der Beirat wichtige Beschlüsse gefasst oder Forderungen gestellt, dann sollten diese als Zitat in den Text. Das macht den Text lebendig und erhöht die Chancen, dass die wichtigen Anliegen in der Originalformulierung veröffentlicht werden. Die Medien zitieren gerne den/ die Sprecher_in einer Organisation.

Beispielhafte Pressemitteilungen der AGABY zu verschiedenen Themen finden Sie unter http://agaby.de/Pressemitteilungen

Pressekonferenz

Bei besonders wichtigen Ereignissen kann ein Beirat eine Pressekonferenz organisieren, entweder alleine oder gemeinsam mit Netzwerkpartner_innen oder der Kommune. Eine Pressekonferenz erfordert eine gute Vorbereitung und einen höheren Aufwand als eine Pressemitteilung. Der Vorteil ist, dass der Beirat die Informationen persönlich vermitteln, auch komplexe Sachverhalte erläutern und viele Medien auf einmal erreichen kann. Bei der Planung sollte sich der Beirat auch auf kritische Fragen vorbereiten.

Vorbereitung einer Pressekonferenz

• Termin, Ort und Raum sollten rechtzeitig festgelegt und organisiert werden.
• Die Einladung sollte rechtzeitig schriftlich und per Telefon erfolgen (Kapitel 5.6. Kommunikation mit Medien, Abschnitt: Kommunikation mit Journalist_innen).  
• Die Pressekonferenz sollte nicht länger als eine Stunde dauern und möglichst am Vormittag stattfinden.
• In der Vorbereitung sollte ein Ablaufplan für die Pressekonferenz erstellt werden (wer spricht wann, wie lange und worüber?).
• Der Beirat sollte rechtzeitig festlegen, wer vor den Medien spricht. Das können der/ die Vorsitzende des Beirats sowie prominente Personen (Oberbürgermeister_in, Politiker_innen, Fachleute) sein.
• Der Beirat sollte schriftliches Informationsmaterial für die Journalist_innen vorbereiten (Pressemappe).
• Der Raum sollte bereits vor Beginn der Pressekonferenz vorbereitet werden: Tisch für die Redner_innen mit Namensschildern, Sitzgelegenheit für die Journalist_innen, Getränke und Snacks bereitstellen.

Was gehört in die Einladung für die Pressekonferenz?

• der Anlass (in ein paar Sätzen beschreiben)
• der Ablauf
• Wochentag, Datum, Uhrzeit und Ort mit genauer Wegbeschreibung
• Redner_innen (Vor- und Nachname, Funktion)
• Hinweis für Fotograf_innen, ob die Gelegenheit besteht, ein Foto zu machen
• Kontakt

Was gehört in die Pressemappe?

• Kurze Zusammenfassung der Inhalte der Pressekonferenz, am besten in Stich-
worten oder kurzen Sätzen, gerne auch Zitate der Redner_innen
• Alle Namen (Vor- und Nachnamen) und Funktionen von Personen, die in der Pressekonferenz zu Wort kommen bzw. genannt werden
• Kontaktdaten der Ansprechperson des Beirats (Telefonnummer/ E-Mail) für eventuelle Nachfragen
• Fotos: Wenn kein Fotograf zur Pressekonferenz kommt, kann der Beirat eigene Bilder anbieten
• Allgemeine Informationen über den Beirat (Flyer, Newsletter usw.)

Durchführung einer Pressekonferenz

• Der/ die Moderator_in (eventuell ein Beiratsmitglied) begrüßt offiziell die Journalist_innen, eröffnet die Pressekonferenz und stellt kurz den Anlass des Gesprächs und die Redner_innen vor.
• Der Beirat präsentiert seine Informationen.
• Der/ die Moderator_in eröffnet die Fragerunde für die Journalist_innen.
• Wenn alle Fragen geklärt sind, beendet der/ die Moderator_in offiziell die Pressekonferenz.
• Nach der Presseonferenz sollten die Medien die Gelegenheit zu Einzelinterviews erhalten (dies wird gerne genutzt, vor allem von Fernseh- und Hörfunkjournalisten).
• Wenn es ein Fotomotiv gibt, dann sollten die Fotos möglichst am Anfang der Pressekonferenz gemacht werden.

Material: Checkliste Pressekonferenz (doc, 20 KB)

FORMATE DER VERÖFFENTLICHUNG IN DER PRESSE

Der Beirat hat keinen Einfluss darauf, in welcher Form seine Nachricht veröffentlicht wird. Er darf nicht immer mit großen Artikeln rechnen. Es gibt auch andere Möglichkeiten, die ebenfalls effektiv und nützlich für den Beirat sind:

  • Veranstaltungsankündigung
    Ein Hinweis in der Presse vor der Veranstaltung bietet sich an, wenn es in der Presse-
    mitteilung um eine geplante Ausstellung, einen Vortrag usw. geht. Hier sollte der Beirat darauf achten, dass als Information angegeben sind: Thema, Datum, Uhrzeit, Ort, kostenlos bzw. Eintrittspreis.
  • Kurzmeldung
    Aus der Mitteilung über die Wahl eines neuen Beiratsvorstands oder ein neues Projekt kann eine kurze Meldung von 5-15 Zeilen veröffentlicht werden.
  • Nachrichtenmeldung
    Sachliche Darstellung der Information. Sie ist etwas länger als die Kurzmeldung.
  • Bild mit Bildunterschrift
    Hier steht das Bild im Mittelpunkt. Der Anlass zum Bild wird kurz in ein paar Zeilen geschildert (zum Beispiel Foto zur Wahl eines neuen Beirats oder zum Infostand auf einem interkulturellen Fest).
  • Feature/ Reportage
    Sachliche Informationen wechseln mit Zitaten und Stimmungsbildern. Dieses Format wird sowohl in der Zeitung wie auch dem Radio oder TV verwendet. Die Medien kommen zum Ort des Geschehens und sprechen mit den Beteiligten.
  • Interview
    Ein Interview kann per Telefon oder vor Ort geführt werden. Dieses Format ist gut geeignet, wenn es um eine politische Kampagne geht. Ausschnitte aus einem Interview veröffentlicht die Presse oft als Zitate in einem Bericht.
Umgang mit Fotos

Der Beirat kann selbst Fotos an die Medien schicken oder eine_n Pressefotograf_in einladen. Wird ein Foto an die Medien verschickt, dann müssen die Urheber- und Persönlichkeitsrechte (also das Einverständnis des/ der Fotograf_in und der abgebildeten Personen) geklärt sein. Ein Foto sollte per E-Mail im jpg-Format mit mindestens 300 dpi verschickt werden.